woensdag 13 maart 2013

3 overwegingen bij het maken van een begroting

Een begroting is een schatting vooraf van de uitgaven en inkomsten die horen bij het te ondernemen project. Bij het maken van een begroting moet je afwegingen maken over het detail niveau en het conservatisme. Ook spelen er mogelijk politieke belangen, indien het project meerdere stakeholders heeft en of het herhaald wordt.

Detaillering is de mate waarin je uitgaven en inkomsten opsplitst in verschillende categorie├źn. Een voorbeeld: bij een vakantie kun je de begrote kosten opsplitsen in eten, drinken, vliegkosten, benzine, verzekeringen, overnachtingen, dagtripjes, etc. Een andere mogelijkheid is om een bedrag per dag te reserveren (met eventueel een eenmalig bedrag voor grote uitgaven vooraf).

Conservatisme in een begroting heeft te maken met hoe je de schattingen in je begroting maakt. Kies je voor de verwachtingswaarde, het slechtst mogelijke geval of het best mogelijke geval? Traditioneel wordt er vaak gekozen voor de verwachte waarde. Maar vrij vaak blijkt die verwachte waarde wat laag uit te vallen. Zie bijvoorbeeld de Betuwelijn, die 2 keer zo duur werd als geraamd.

Politieke belangen die spelen bij begrotingen zijn er meerdere soorten en maten. Een voorbeeld is dat bij een zeer conservatieve schatting projecten te duur kunnen zijn en dus niet worden uitgevoerd. Als je dus bij een eenmalig uniek project zeker wilt weten dat het uitgevoerd wordt, kun je maar beter zorgen voor een optimistische begroting. Het Suez-kanaal, dat slechts eenmaal gegraven hoefde te worden, was bijvoorbeeld 20x duurder dan begroot. Ik ben benieuwd of het er ook gekomen was, als de eerste schatting 20x hoger was geweest. Aan de andere kant, als je weet dat je prestatie beoordeeld wordt op basis van het overtreffen van de begroting kun je maar beter voor een conservatieve begroting zorgen.

In het geval je een jaarlijks begrotingsproces hebt voor, zeg een afdelingsbegroting, bestaat er een flinke prikkel om je jaarbegroting enigszins conservatief in te steken. Desalniettemin is het in het kader van het vaststellen van de begroting voor het jaar erna handig om enige ineffici├źntie te introduceren zodat je toch je begroting haalt. Anders verlies je namelijk een deel van je begroting...

Mijn gevoel is dat er weinig echte waarheden zijn wanneer het op begroten aankomt. Begroten is een uiterst nuttig gereedschap om een bepaald doel uit te voeren. Maar wanneer de stakeholders strijdige doelen hebben, leidt het gebrek aan waarheden tot een grote hoeveelheid politiek. En om een eventueel overschat aan politiek te voorkomen moet je eigenlijk politiek handig zijn :)

Geen opmerkingen:

Een reactie posten